Digitalisierung: 9 Tools für produktives Arbeiten

Von Akquise, über Marketing bis hin zum Reputationsmanagement: Unsere 9 Tool-Tipps entlasten im Arbeitsalltag, sparen Zeit und helfen, produktiv zu arbeiten.

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Organisieren Sie sich

Mithilfe des kostenfreien Tools Microsoft To Do kann man To-Do-Listen anlegen, teilen und Aufgaben organisieren sowie einzelne Aufgaben in Teilaufgaben aufsplitten. To-Dos können dabei delegiert und an andere Teammitglieder verteilt werden. Intelligente To-Do-Listen wie „Mein Tag“ erfassen und bündeln Aufgaben aller Listen für den jeweiligen Tag – so entgeht einem keine wichtige Aufgabe. Dateien können problemlos hochgeladen sowie Notizen erstellt werden.

Trello ist ebenfalls eine kostenfreie Anwendung des Softwareherstellers Atlassian und macht agiles Arbeiten möglich. Das intuitive Projektmanagementtool eignet sich, um teamübergreifend mehrere Projekte zu organisieren. Teammitglieder sind gleichwertig in das Projekt eingebunden, können Ideen teilen und sich Aufgaben zuweisen. Verschiedene Listen spiegeln den Workflow und die Phasen des Fortschritts wider. Beispielsweise kann man für ein Projekt jeweils eine Liste für „To Dos“, „in Bearbeitung“, und „erledigt” anlegen. Zudem können Aufgaben, Projekte und Termine einfach priorisiert, Aufgaben verteilt, Checklisten abgearbeitet sowie Dateien hochgeladen werden.

Zenkit ist der intelligente Aufgabenplaner unter den Projektmanagement-Tools. Das Tool vereint Projekt- und Zeitmanagement und ist für Selbstständige, Start-Ups und für die Projektarbeit in Unternehmen geeignet. Der Unterschied zu Trello: Zenkit ist flexibler, etwa wenn es um die Darstellung von Projekten geht: So kann man beliebig oft zwischen Kanban-Board, Liste, Kalender oder Mindmap wechseln. Ein weiteres Feature: mit der Software ist es möglich, Beziehungen zwischen Feldern herzustellen und mit Formeln Zahlenfelder zu berechnen.

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Fokussieren Sie sich

Fokusbooster sorgt mit der Pomodoro-Technik für mehr Produktivität. Auf jede Arbeitsphase folgt eine kurze Pause. Deshalb ist die App besonders für Selbstständige geeignet, um Arbeitszeiten nach Projekt/Kunden zu erfassen. Letzteres geht auch mit der kostenlosen Alternative Clockify. Das Dashboard mit ausführlichen Reportings zur Gesamtarbeitszeit und der Zeit, die man für einen Kunden und/oder ein Projekt investiert hat, erhöht zusätzlich die Übersichtlichkeit. Der Fokusbooster ist in drei verschiedenen Preismodellen verfügbar.

Freedom ist für Menschen sinnvoll, die sich von der Informationsflut im Internet und auf sozialen Netzwerken ablenken lassen. Das Tool blockt Apps und Internetseiten, die während der Arbeit ablenken könnten. Wer bestimmte Seiten nicht ganz sperren möchte, kann Nutzungszeiten pro Seitenaufruf definieren. Will man sich gar nicht ablenken lassen, so können Browser wie Chrome oder Firefox Dank Focus Boost für einen festgelegten Zeitraum ganz gesperrt werden. Auf Leselisten legen Nutzer vorab Themen und Internetseiten fest, die sie im Arbeitsalltag wirklich brauchen.

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Boxcryptor verschlüsselt Dateien und Ordner bereits auf dem Gerät. Synchronisiert man diese später mit Dropbox, Google Drive, OneDrive oder anderen Cloud-Diensten kann man Dateien sicher teilen und bearbeiten. Geeignet für Selbstständige und Unternehmen, die Cloud-Dienste verwenden, um sensible Daten zu speichern. Ihre Daten sind sicher, denn boxcryptor verfügt nicht nur über einen deutschen Firmensitz, sondern auch ein zertifiziertes Rechenzentrum.

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Bleiben Sie in Kontakt mit dem Team

Slack, das wohl am häufigsten verwendete Kommunikationstool für Unternehmen, Selbstständige und Dienstleister. Das Tool ist gerade in den Zeiten, wo viele Teammitglieder verstreut im Homeoffice sitzen, eine einfach zu bedienende und passwortgeschützte Kommunikationsplattform. Mit Gruppenchats, die nach Themen oder Projekten benannt sind, können Teams leichter kommunizieren und schneller zusammenarbeiten. In Unternehmen mit flachen Hierarchien ermöglicht das Tool einen unkomplizierten Austausch mit Vorgesetzten und sorgt für Transparenz. Dabei ermöglicht Slack auch einen transparenten und einfachen Austausch von Bildern, Dateien und Textnachrichten. Es ist zudem verknüpfbar mit vielen anderen Anwendungen, wie GoogleDrive, Salesforce oder Trello.

Microsoft Teams ist in Office 365 Grad integriert, was es einfach macht, es zu implementieren, wenn man die Office Lösung sowieso schon hat. MS Teams bietet ein sehr gutes Allround-Paket unter anderem für Instant-Messaging, Kalenderfunktion, Wikis und Videochats. Es ist skalierbar und daher für wachsende Unternehmen gut geeignet. Auch hier können Kanäle erstellt und ToDo’s festgehalten werden. Durch Tools wie Slack und Teams verringert sich die tägliche Email - Flut erheblich und die Produktivität steigt.

Präsentieren Sie sich (auch wenn Sie keinen Grafiker haben)

Canva, das Grafikprogramm für „Nicht-Grafiker“, pusht Ihren professionellen Markenauftritt. Das Tool ist eine Design-Software für Privatnutzer, Selbstständige und Unternehmen. Sie punktet mit einer einfachen Benutzeroberfläche, bei der man keine Vorkenntnisse in Sachen Grafikdesign benötigt. Das Programm speichert in der Pro-Version Vorlagen, Schriften und Logos. Für alle, die nicht viel Zeit für aufwendige Grafik haben, ihre Marke aber professionell präsentieren wollen. Wir möchten an dieser Stelle dennoch empfehlen, mit ausgebildeten Grafikern zu arbeiten, denn nur sie kennen die Anforderungen an ein Design, welches Ihre Kunden wirklich überzeugen kann.

ProvenExpert ist ein gutes Tool für Sie, wenn Sie volle Kontrolle über Ihre Kundenbewertungen besitzen möchten

 

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